Как настроить бизнес-процессы ПРОЕКТНЫХ работ в Битрикс24

Настройка бизнес-процессов проектных работ с учетом параллельности действия подпроцессов

О клиенте

Клиент: ООО НПО "Водпромтех"

Город: Белгород

Направление деятельности: производство и реализация оборудования для систем водоснабжения и водоотведения. Проектирование, строительство и монтаж.

Белгородская компания Водпромтех решает задачи водоснабжения и водоотведения в различных отраслях промышленности, жилищно-коммунальном хозяйстве и личных потребностях населения.

Основные виды деятельности — производство оборудования, проектно-изыскательские и строительно-монтажные работы в сфере водоснабжения и водоотведения.

Взаимодействие множества параллельных процессов проектных и изыскательских работ, их взаимосвязи, внимание к заказчикам, системность, использование портала Битрикс24 – все это залог организованного течения бизнес-процессов сложной производственной компании.

Компания CSN настроила бизнес-процессы проектных работ на корпоративном портале Битрикс24 для компании Водпромтех.

icon

Проект реализован на продукте

Программа для ЭВМ "1С-Битрикс24".
Лицензия Профессиональный
Количество активных пользователей – 29

Заказчик пришел к нам с таким графическим представлением своих бизнес-процессов.
На фото можно оценить его величину!
Директора CSN Алексей Прокопенко и Алексей Перевалов показывают размер схемы бизнес-процесса клиента.
Мы успешно перевели язык графики в язык CRM, автоматизировав бизнес-процессы Заказчика.

Цель и задачи проекта

Настроить бизнес-процессы проектных и изыскательских работ с учетом параллельности течения подпроцессов

Наладить процесс заключения договоров с заказчиками

Наладить работу с внутренними и внешними исполнителями

Организовать контроль за сбором необходимой для проектных работ разрешительной документации

Дать наглядную визуализацию состояния основного процесса и подпроцессов

Проведен аудит процессов проектно-изыскательских работ компании и подготовка Технического задания для настройки Битрикс24. В дальнейшем использован гибкий подход в настройке, который учитывал изменения и пожелания Заказчика по ходу реализации проекта.

Архитектурные решения

Основной процесс работы с Заказчиками
вести

В Сделках направления «Проектирование» от заключения Договора до прохождения Экспертизы и сдачи работ

Подпроцессы, стартующие на определенных стадиях основной Сделки
вести

в Смарт-процессах

Всю сопутствующую документацию
вести

в соответствующем Списке

Для ведения вспомогательной информации
создать

несколько «служебных» Списков

Для контроля сроков выполнения работ и пошаговой фиксации
использовать

функционал Задач


Реализация

*Ранее на этом портале уже настроено направление сделок «Производство»

Для реализации работы и связей между основным бизнес-процессом и подпроцессами использован инструмент Битрикс24 – СМАРТ-ПРОЦЕССЫ.

  • На первом шаге создано новое направление Сделок – «Проектирование».
    Жизненный цикл этих Сделок длительный и сложный, соответственно создано много необходимых стадий.
  • Настроена карточка Сделки
  • На стадии «Работа с договором» организован запуск Смарт-Процесса «Договоры» - в нем созданы два направления с настроенными нужными полями и стадиями: контракты с клиентами, контракты с подрядчиками.
  • Одновременно с созданием элемента смарт-процесса «Договоры» создан элемент списка «Документация».
Здесь Сотрудник может указать Вид документа, приложить файл или дать ссылку на место хранения.
  • На стадии «Получение ИРД» ( ИРД - исходно-разрешительная документация) запускается бизнес-процесс, в ходе которого ответственный сотрудник указывает какие виды разрешительной документации нужны по данному проекту и кто их предоставляет. В результате автоматически создаются несколько элементов смарт-процесса «ИРД» (с объединением по Компаниям, предоставляющим разрешения). В итоге Ответственный сотрудник имеет информацию:
    1. у кого и какие разрешительные документы необходимо получить
    2. состояние этого процесса (ориентируясь на стадии смарт-процесса).
  • В общем списке Сделок помимо стандартного вывода стадий самой Сделки, выведена информация по состоянию подпроцессов (или стадия или % выполнения по общему числу смарт-процессов) – как в представлении Список, так и в представлении Канбан.
  • В стадии Инженерные изыскания, для выбора внешних исполнителей и контроля ведения работ по каждому из четырех видов изысканий создан отдельный смарт-процесс. Он позволяет вести процесс от Подготовки задания и выбора исполнителя (в том числе с заключением договоров с Подрядчиками) до проверки и приемки работ.
  • На стадии Проектирование, в зависимости от вида строительства, создается соответствующий набор элементов смарт-процесса «Проектная документация» - по каждому разделу проектной документации. В ходе работы по этим смарт-процессам, сотрудник также выбирает исполнителя - свой сотрудник или внешний исполнитель, при необходимости заключает Договор, выдает задание на разработку раздела и контролирует результаты выполнения.
  • После формирования полного требуемого набора проектной документации, она передается на Экспертизу в соответствующие организации. В случае необходимости есть возможность возврата на доработку и устранение замечаний.

Результат

  • Автоматизирован процесс договорной работы с Заказчиками и Подрядчиками
  • В основной Сделке есть возможность увидеть все запущенные вспомогательные смарт-процессы
  • По каждому типу смарт-процессов из Сделки можно увидеть перечень всех созданных элементов и их состояние
  • По каждому элементу смарт-процесса на определенных стадиях автоматически выставляются соответствующие Задачи
  • Для контроля выполнения всех действий по Задачам используются чек-листы
  • Работа над проектом ведется в группах. В них проводится обсуждение, ставятся и консолидируются проектные задачи

Настройка в Битрикс24 работы и связей между основным бизнес-процессом и подпроцессами с помощью инструмента смарт-процессы позволила автоматизировать и организовать процесс работы с Документацией таким образом, что рутинная часть работы проходит в автоматическом режиме. А движение документов по этапам обработки и согласования идет строго по регламенту, с отслеживанием сроков, местонахождения и статуса документа.

ЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ ПО ВНЕДРЕНИЮ БИТРИКС24