Проект из портфолио
Автоматизация бизнес-процессов для компании-производителя
комбикормов
О клиенте
Клиент: ООО Торговый дом Лион «Белгородские корма»
Город: Белгород
Направление деятельности: Производство, а также розничная и оптовая продажа продукции для кормления всех видов сельскохозяйственных животных и птиц.
О клиенте: Компания представляет собой динамично развивающееся предприятие, специализирующееся на производстве, а также оптовой и розничной торговле продукции, необходимой для кормления различных видов сельскохозяйственных животных и птиц. На рынке кормовой промышленности она начала свою деятельность в 2013 году и с тех пор стала одним из лидеров в производстве комбикормов в Белгородской области.
Производственные мощности завода позволяют ему выпускать до 110 тонн готовой продукции в сутки. Вся продукция производится на современном оборудовании в соответствии с требованиями ГОСТ.
Проект реализован на продукте
Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24»
Лицензия «Профессиональный»
Количество активных пользователей: 98
Затраты по времени на внедрение и настройку: 190 часов
Клиент обратился к нам уже имея опыт использования Битрикс24. Однако, предыдущие подрядчики настроили несколько направлений сделок, которые создавали неудобства при работе. Из-за этой ситуации было принято решение об изменении исполнителя, поэтому Заказчик обратился к нам с запросом структурированной и эффективной автоматизации бизнес-процессов.
Цель проекта:
Автоматизация и настройка бизнес-процессов для легкой и оперативной работы сотрудников.
Задачи проекта
-
1
Организовать удобную и понятную работу в корпоративном портале Битрикс24.
-
2
Настроить процессы отдела продаж, закупок и логистики.
-
3
Настроить процесс согласования оплат руководителем.
-
4
Помочь с решением сопутствующих вопросов, чтобы обеспечить бесперебойную работу сотрудников.
Мы провели аудит существующей системы, фокусируясь на архитектурном проектировании и будущей интеграции с учетной системой 1С. В результате был согласован план внедрения Битрикс24 и проведена предварительная оценка стоимости и сроков работ.
В первый этап работ Заказчик вынес настройку Сделок в направлении "Продажи", а также сопутствующих смарт-процессов "Договоры" и "Отгрузки". Внедрение этих смарт-процессов позволило организовать работу, когда по одному договору с покупателем есть несколько приложений на определенный объем товара (реализовано в Сделках), а по каждому "Приложению"/Сделке может быть несколько "Отгрузок" (рейсов машин с товаром).
На втором этапе мы настроили Сделки в направлении "Закупки сырья", смарт-процессы "Оплаты" и "Доставки от поставщика". Причем специалисты отдела закупок могут также работать со смарт-процессом "Договоры", указывая тип договора "С поставщиком". Общая схема работы построена по тем же принципам: к договору может быть несколько "Приложений"/Сделок, а по каждой Сделке может быть несколько "Доставок" (машин).
Особенности проекта
Отгрузки
Бухгалтерия столкнулась с трудностью в учете нескольких отгрузок по одной сделке. Мы решили эту проблему с использованием смарт-процессов, что позволило грамотно фиксировать каждый этап. Теперь работа выглядит следующим образом:
- Заключается договор с клиентом на поставку товара. Договор может иметь длительный срок. В рамках работы по договору формируются приложения, в которых согласовываются условия, например, в ближайшие два месяца планируется отгрузить сто тонн комбикорма.
- После этого, в соответствии с приложением, формируется Сделка в воронке продаж.
- Затем, каждый раз, для организации отгрузки товара запускается смарт-процесс "Отгрузки", который соответствует одному рейсу машины. В течение месяца может уйти, например, десять машин, и тогда к одной сделке в направлении "Продажи" будет привязано десять "Отгрузок". Чтобы отгрузка состоялась, ответственный менеджер должен предоставить в карточке сделки необходимую информацию.
Оплата
Ранее процесс согласования оплат происходил через переписку в общей группе в Telegram. Мы внедрили удобную систему смарт-процессов, которые выглядят следующим образом:
-
Когда поступает новый платеж, сотрудники указывают дату оплаты. Карточка ожидает своей очереди до соответствующей даты.
-
Когда наступает день Х, карточка автоматически перемещается в стадию, отражающую название отдела - закупки, логистика, услуги.
Таким образом, директор видит консолидированный отчет по всем оплатам в разрезе отделов, а также итоговую запрашиваемую сумму. Руководитель принимает решение о том, что и кому оплачивать. Затем он перемещает карточку в один из статусов:
- «Оплата согласована» - при наступлении этого статуса автоматически ставится задача бухгалтеру для дальнейшей работы.
- «Оплата отменена» - руководитель может закрыть карточку с указанием причины. В таком случае менеджер получает уведомление о том, что счет не будет оплачен вовсе.
- «Изменение даты оплаты» - в этом случае предлагается ввести новую дату и смарт-процесс перенесет карточку в стадию "Ожидание даты оплаты", а цикл начнется заново.
Этим процессом удобно управлять даже с мобильного устройства. Руководитель может выбрать нужный отдел, проанализировать информацию и принять решение.
Закупочный процесс также требовал автоматизации. Учитывая, что закупки - это сложная система, состоящая из ряда важных стадий, а также существующих сопутствующих подпроцессов, каждый из которых имеет свои стадии обработки, - мы внедрили взаимодействие сделки направления «Закупки» с несколькими смарт-процессами: «Договоры», «Оплаты», «Доставки от Поставщика». Причем и процесс основной сделки, и её подпроцессы могут находится, каждый, на нужной стадии (не обязательно дожидаться завершения подпроцесса, чтобы сменить стадию Сделки или инициировать другой подпроцесс). Эти изменения позволили в рамках одной Сделки организовывать несколько "Доставок", а "Оплату" производить в несколько этапов – в те даты и сроки, что согласованы с Поставщиком. Причем даты и объемы "Доставок" могут не соответствовать датам и размеру "Оплат".
Закупки
Нам удалось настроить весь сложный процесс следующим образом:
-
На стадии «Новая» формируются новые заказы.
-
Далее новые клиенты переходят на стадию «Подписание договора», на котором запускается смарт-процесс «Договоры». Сделки с постоянными клиентами этот этап пропускают.
-
По мере готовности Договора карточка переходит в стадию «Заказ сформирован». Важно понимать, что в рамках одного договора может быть несколько приложений, каждое приложение будет отдельной сделкой. На этом этапе менеджер фиксирует все необходимые данные в 1С, и карточка переходит на следующую стадию.
-
Далее «Согласование предоплаты» - здесь менеджер инициирует создание первого смарт-процесса «Оплаты» и вносит всю необходимую информацию, включая сумму и дату. После проведения Оплаты автоматически уменьшается сумма задолженности по Сделке.
-
Когда наступает момент для организации доставок - карточка переходит в стадию «Доставка», и менеджер запускает смарт-процесс «Доставки от поставщика». В этом подпроцессе есть также свои стадии: поиск транспорта, подготовка доверенности, транспорт в пути, товар прибыл, выгружен и процесс завершен. Находясь на этой стадии, менеджер может, при необходимости, сразу инициировать сразу несколько «Доставок от поставщика» согласно Графика отгрузок, и по каждой из них Логисту и остальным участникам подпроцесса будут поставлены задачи по сопровождению доставки.
-
После того, как весь товар по Приложению будет поставлен, для ожидания и контроля осуществления финального расчета Сделка может перейти на стадию «Товар отгружен, ожидается оплата». Если расчет произведен полностью и «Сумма задолженности» равна нулю, то сделка успешно завершается.
В процессе работы над проектом мы обрабатывали сопутствующие вопросы клиента по работе на портале Битрикс24, связанные с почтой, телефонией и другими важными моментами, чтобы обеспечить бесперебойную работу сотрудников компании. Также, настраивая процессы и воронки, мы сразу учитывали будущую интеграцию с 1С.
Итоги проекта
Мы организовали удобную и понятную работу в корпоративном портале Битрикс24, учитывая дальнейшую интеграцию учетной системы 1С. Были настроены процессы отдела продаж, закупок и логистики. Была настроена работа по отгрузкам продукции через специально разработанные смарт-процессы, ускоряющие эффективность и имеющие прозрачную систему отслеживания и контроля. Также, смарт-процесс оплат, благодаря чему удалось уйти от хаотичных согласований в группе Telegram. Помимо основных задач на проекте, мы успели решить сопутствующие вопросы Заказчика для обеспечения бесперебойной работы сотрудников.
