Как организовать работу сотрудников по обработке заявок в Битрикс24
Клиент: Федерация воздухоплавания Белогорья
Город: Белгород
Направление деятельности: досуг, туризм, отдых организация полётов на воздушных шарах в Белгороде и области
Федерация воздухоплавания Белогорья организует полёты на воздушных шарах в Белгороде и области. Является организатором фестивалей и чемпионатов по воздухоплавательному спорту, участвует в праздничных мероприятиях Белгорода.
Компания CSN внедрила корпоративный портал Битрикс24 для Федерации воздухоплавания. И наши сотрудники с удовольствием протестировали свою работу в жизни и совершили незабываемый корпоративный полет на воздушном шаре!
Проект реализован на продукте
Программа для ЭВМ "1С-Битрикс24.
Лицензия Команда (2018 архивный).
Количество активных пользователей: 5
Основная цель проекта
Организовать работу сотрудников компании по обработке заявок на полеты, бронированию аэростатов и проведению всех подготовительных работ в одном месте – удобно, без потерь информации и времени.
Задачи проекта внедрения корпоративного портала Битрикс24:
- Наладить процесс организации полётов на воздушном шаре.
- Сократить время на обработку заявок путем автоматизации часто повторяющихся операций.
- Исключить потерю информации в процессе работы с клиентами.
-
Организовать формирование документов по шаблону:
- договора с клиентом;
- сертификата на полет;
- свидетельства о полете.
- Отладить учет фактически проведенных полетов (оказанных услуг), в том числе с фиксированием часов налета аэростатов и учетом количества и времени полётов в системах мотивации исполнителей.
Реализация проекта
Первый этап После мини аудита внутренних процессов компании, мы поняли, что работу сотрудников можно разделить на 2 направления сделок:
-
Направление Сертификаты:
- менеджер ведет предпродажную работу;
- после оплаты клиенту отправляется договор и сертификат на полет;
- при закрытии сделки в направлении Сертификаты, создается сделка в направлении Полеты.
-
Направление Полеты:
- клиент сообщает о готовности к полету;
- диспетчер проводит резервирование ресурсов и сообщает клиенту точные дату, время и место сбора участников полета;
- после полета пилот заполняет CRM-форму с отчетом по полету, на основании которой наполняются списки по налету аэростатов и начислениям пилоту.
В результате проведенного аудита внутренних процессов компании получились такие блок-схемы бизнес-процессов:
Второй этап. Мы настраивали новый портал:
- зарегистрировали портал;
- пригласили сотрудников;
- настроили почту;
- подключили телефонию;
- настроили поля и статусы Лида, Сделки, Контакта и Компани;
- создали необходимые направления сделок;
- настроили шаблоны документов.
Третий этап. Здесь мы автоматизировали процессы в направлениях Сертификаты и Полеты:
-
Что делает автоматизация в направлении Сертификаты:
- формирует правильное название сделки;
- контролирует заполнение обязательных полей;
- при переходе на стадию Ожидание оплаты в зависимости от заданного в сделке вида оплаты, отправляет клиенту письмо с реквизитами для оплаты;
- создает задачи по контролю оплаты;
- после поступления оплаты формирует и отправляет клиенту по почте сертификат на полет и договор;
- высылает сотрудникам уведомления о выданном сертификате;
- закрывает сделку и по туннелю создает сделку в направлении Полеты.
-
Что делает автоматизация по сделке в направлении Полеты:
- отправляет уведомление при переносе даты полета;
- ставит задачу связаться с фотографом;
- после назначения даты полета отправляет клиенту смс и письмо с информацией о полете;
- высылает пилоту письмо со ссылкой на CRM-форму для заполнения отчета;
- заполняет данные в списках;
- отправляет уведомления о завершении сделки.
Результат
- С помощью внедрения корпоративного портала Битрикс24 мы системно наладили работу - исключили потерю информации о клиентах и планируемых сделках.
- После настройки автоматизации и запуска заполнения документов по шаблону сократилось время на обработку заявок на полеты.
- Настроен учет фактически совершенных полетов, с фиксированием часов налета по каждому аэростату.
- Повысилась прозрачность действий сотрудников на каждом этапе.
