Одна из частых проблем, с которой сталкиваются в любой организации, это исполнительская дисциплина.
Да да, ничего нового, типовая болячка практически любой компании.
Симптомы у всех одинаковые: сотрудники забывают выполнить поставленные задачи, срывают дедлайны, забывают про поручения, не исправляют просроченные задачи и т.д.
При чем, с такими проблемами сталкиваются даже те компании, которые уже работают с блоком постановки задач в Битрикс24.
Казалось бы, если в организации используется Битрикс24, то нет ничего проще, как поставить задачу сотруднику, указать в задаче крайний срок и ждать её выполнения…. но, всё равно есть вероятность, что сотрудник эту задачу не выполнит, или выполнит позже дедлайна. Особенно, когда объем поставленных в адрес сотрудника задач становится ощутимым.
Почему?
Да потому, что чаще всего сотруднику за сорванную или просроченную задачу ничего не будет, так же, как ничего не будет за выполненную в срок задачу.
Как исправить эту ситуацию?
На помощь приходит довольно интересный инструмент Битрикс24, под названием Эффективность.
Данный инструмент ведет статистику исполнительской дисциплины всех сотрудников. Он отслеживает выполнение задач в срок и выдаёт результат эффективности в %.
Более того, Эффективность позволяет детально просмотреть все задачи, с которыми работает сотрудник: сколько задач в работе, сколько завершено, сколько задач просрочено.
Эффективность может быть просмотрена как по группе сотрудников, так и по каждому сотруднику отдельно.
Но как использовать Эффективность для исправления исполнительской дисциплины? Тут как обычно есть есть два варианта: "кнут" и "пряник".
"Кнут" — внедрение KPI
Введите в систему мотивации ваших сотрудников дополнительный KPI под названием Эффективность. Например, если по итогам месяца (квартала) результат эффективности составляет 95-100%, то KPI = 1 и менеджер получает премию в полном объеме. Если по итогам отчетного периода Эффективность меньше 95%, то KPI становится например 0,7 и премия менеджера снижается. Таким образом, вы сможете добиться того, что бы сотрудники постоянно контролировали свои задачи, своевременно их закрывали или запрашивали перенос дедлайна, если для этого есть объективная причина.
"Пряник" — нематериальная мотивация
Сделайте Эффективность элементом соревнования между сотрудниками и подразделениями. Придумайте какую-то нематериальную, но обязательно интересную мотивацию.
Например, для сотрудника это может быть: дополнительный отгул, укороченный рабочий день, возможность прийти на работу на час позже и т.п. Для подразделений это может быть переходящий кубок, вымпел и т.п. Подводите в конце месяца итоги Эффективности, определяйте лучшего сотрудника и наиболее эффективное подразделение. Награждайте лучших.
Возможно использование обоих вышеописанных вариантов для повышения эффективности и улучшения ситуации с исполнительской дисциплиной.
Попробуйте, и вы удивитесь, насколько результативно сочетаются блок задач Битрикс24, Эффективность и небольшие организационные изменения в компании. Буквально за месяц вы исправите ситуацию и избавитесь от просроченных задач и неисполненных поручений.
Ну и конечно же, что бы все вышеописанное заработало, задачи должны быть поставлены в Битрикс24,а не отправлены по почте или записаны в ежедневник. У нас в компании есть правило, которое гласит – «Было в Битрикс24, значит было. Не было в Битрикс24, значит не было».
Как изменить работу с задачами и поручениями в вашей компании и внедрить такое правило, расскажу в следующей статье.
