Как сократить ручную работу формирования документов? Настраиваем в Битрикс24!

Когда в компании документооборот организован — договоры быстро сформированы, документы собраны в одном месте и ничего не потеряно, то у руководителя не болит голова за это направление.

Мы организовали процессы документооборота в своей компании и с удовольствием делимся пользой.
Какие цели мы преследовали, когда взялись наводить порядок в документах?

Важно! Мы ценим свое время!

• минимизировать рутинные операции – сократить ручную работу в поиске подходящей версии договора и заполнении информации в договоре.
• организовать понятный и быстрый процесс обмена документами между сотрудниками
• быстрый ввод в курс дела новичков в работу с документами.

Итак, мы разработали несколько шаблонов договоров, приложений к ним, которые стандартны для большого числа сделок по каждому направлению деятельности. Также были сделаны шаблоны простых коммерческих предложений.

И теперь, заполнить и отправить договор, приложение к нему или коммерческое предложение можно прямо в сделке! Не надо никуда идти, искать подходящий договор или приложение, все вот оно – под рукой!

Достаточно всего лишь выбрать необходимый шаблон документа, загрузить его. При этом в нем уже автоматически будут заполнены данные и реквизиты, которые берутся из Сделки.

Да, вот тут-то и пригодится аккуратное и полное заполнение полей сделки! А вы прилежно заполняете свои Сделки?

Созданными документами может пользоваться любой сотрудник, участвующий в Сделке. И при смене Ответственного – не нужно тратить время на объяснение про месторасположение документов.

• автоматическое заполнение документов
• повысилась производительность работы сотрудников за счет:
• быстрого доступа к нужным документам
• отсутствия затрат времени на поиск варианта договора или приложения
• автоматического заполнения информации и реквизитов в документах
• снижение влияние человеческого фактора
• уменьшение рисков потери информации
• при ротации сотрудников нет необходимости долго объяснять, где расположены документы.

А какие документы вы хотите заполнять автоматически в своей компании?

Автоматическое заполнение договора в сделке? – Уже сделано!