Одна из частых проблем, с которой  сталкиваются в любой организации,  это исполнительская дисциплина.

Да да, ничего нового, типовая болячка практически любой компании.
Симптомы у всех одинаковые: сотрудники забывают выполнить поставленные задачи, срывают дедлайны, забывают про поручения, не исправляют просроченные задачи и т.д.

При чем, с такими проблемами сталкиваются даже те компании, которые уже работают с блоком постановки задач в Битрикс24.

Казалось бы, если в организации используется Битрикс24, то нет ничего проще, как поставить задачу сотруднику, указать в задаче крайний срок и ждать её выполнения…. но, всё равно есть вероятность, что сотрудник эту задачу не выполнит, или выполнит позже дедлайна. Особенно, когда объем поставленных в адрес сотрудника задач становится ощутимым.

Как исправить эту ситуацию?

На помощь приходит довольно интересный инструмент Битрикс24, под названием Эффективность.

Данный инструмент ведет статистику  исполнительской дисциплины всех сотрудников. Он отслеживает выполнение задач в срок и выдаёт результат эффективности в %.
Более того, Эффективность позволяет детально просмотреть все задачи, с которыми работает сотрудник: сколько задач в работе, сколько завершено, сколько задач просрочено.

Эффективность может быть просмотрена как по группе сотрудников, так и по каждому сотруднику отдельно.
Но как использовать Эффективность для исправления исполнительской дисциплины? Тут как обычно есть есть два варианта: "кнут" и "пряник".

"Кнут" — внедрение KPI

Введите в систему мотивации ваших сотрудников дополнительный KPI под названием Эффективность. Например, если по итогам месяца (квартала) результат эффективности составляет  95-100%, то KPI = 1 и менеджер получает премию в полном объеме. Если по итогам отчетного периода Эффективность меньше 95%, то KPI становится например 0,7 и премия менеджера снижается. Таким образом, вы сможете добиться того, что бы сотрудники постоянно контролировали свои задачи, своевременно их закрывали или запрашивали перенос дедлайна, если для этого есть объективная причина.

"Пряник" — нематериальная мотивация

Сделайте Эффективность элементом соревнования между сотрудниками и подразделениями. Придумайте какую-то нематериальную, но обязательно интересную мотивацию.

Например, для сотрудника это может быть:  дополнительный отгул,  укороченный рабочий день, возможность прийти на работу на час позже и т.п. Для подразделений это может быть переходящий кубок, вымпел и т.п.
Подводите в конце месяца итоги Эффективности, определяйте лучшего сотрудника и наиболее эффективное подразделение. Награждайте лучших.

Возможно использование обоих вышеописанных вариантов для повышения эффективности и улучшения ситуации с исполнительской дисциплиной.

Попробуйте, и вы удивитесь, насколько результативно сочетаются блок задач Битрикс24, Эффективность и небольшие организационные изменения в компании. Буквально за месяц вы исправите ситуацию и избавитесь от просроченных задач и неисполненных поручений.

Ну и конечно же, что бы все вышеописанное заработало, задачи должны быть поставлены в Битрикс24,а не отправлены по почте или записаны в ежедневник. У нас в компании есть правило, которое гласит –
«Было в Битрикс24, значит было. Не было в Битрикс24, значит не было».

Как изменить работу с задачами и поручениями в вашей компании и внедрить такое правило, расскажу в следующей статье.

Фото: